Projectsecretaris

Voor het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport zoeken wij een Projectsecretaris. Als projectsecretaris ondersteun je twee ICT-projecten bij het CIBG, een uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS).
Het CIBG biedt burgers, professionals en organisaties transparante en betrouwbare data en informatie in zorg en welzijn.
Zij richten zich primair op het beleidsterrein van VWS en werken ook voor andere ministeries.
Zij registreren zorgverleners in het BIG-register en orgaandonoren in het Donorregister, zorgen voor veilige digitale gegevensuitwisseling in de zorg met de UZI-pas en maken onder andere de productie en verspreiding van medicinale cannabis mogelijk.
Zij leveren registers en knooppunten en zorgen ervoor dat gegevens juist, actueel en veilig zijn en zeven dagen per week, 24 uur toegankelijk kunnen zijn.
Opdrachtgevers kunnen erop rekenen dat zij wensen vertalen in klantgerichte systemen en integrale dienstverlening leveren, inclusief juridisch en communicatieadvies, klantcontact en analyse van klantervaringen.

Je komt te werken binnen de afdeling APKM, die bestaat uit vier vakgroepen: Accountmanagement, Projectmanagement, Project Management Office en Kwaliteitsmanagement.
De Project Management Office bestaat uit Project Management Officers die projectsecretarissen ondersteunen en afdelingsbrede taken oppakken.

Als projectsecretaris ben je een spin in het web: je ondersteunt, adviseert en bent de rechterhand en sparringpartner van de projectmanager.
Je organiseert en beheert projectdocumentatie, bewaakt de planning en signaleert afwijkingen en risico's.
Je organiseert overleggen, stelt agenda's op, bewaakt besluitvorming, verzorgt verslaglegging en informeert alle relevante partijen.
Je ziet erop toe dat acties worden opgevolgd en geborgd en levert inhoudelijke bijdragen aan projectstukken waar nodig.

Jouw rol

• Je fungeert als sparringpartner en rechterhand van de projectmanager en pakt proactief zaken op die op het projectpad komen.
• Je houdt de planning actueel, bewaakt de voortgang en signaleert afwijkingen met concrete voorstellen voor beheersmaatregelen.
• Je zorgt voor het tot stand komen en beheer van de projectdocumentatie en levert inhoudelijke bijdragen aan stukken ten behoeve van projecten.
• Je coördineert het risicoregister en houdt het issuelog bij; je signaleert en rapporteert risico’s en issues.
• Je verzorgt de communicatie rond het project, zowel intern als extern.
• Je ondersteunt het inkoopproces van het project.
• Je beheert het projectarchief en zorgt voor een overzichtelijke administratie.
• Je houdt het financiële overzicht bij, controleert geboekte uren en registreert verplichtingen.
• Je stelt voortgangsrapportages op en zorgt dat rapportages tijdig worden geleverd.
• Je organiseert diverse overleggen en regelt de benodigde faciliteiten en voorzieningen.
• Je bewaakt het proces en draagt bij aan continue verbetering binnen het project.

Jouw profiel

• Je bent proactief en sterk in organiseren; je brengt structuur aan en bewaakt het overzicht.
• Je bent stressbestendig en behoudt focus bij drukte en complexiteit.
• Je kunt je goed uitdrukken, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je denkt creatief, bent enthousiast en weet anderen te motiveren.
• Je bent omgevingssensitief, functioneert als spin in het web en bent een bindende factor binnen het project.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring met het ondersteunen van project- of programmamanagers, inclusief ervaring met ten minste één ICT-project
• Je beschikt over kennis van ICT-projecten en/of -programma's
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als (IT-)projectsecretaris en/of Project Management Officer (PMO)
• Je hebt ervaring met Excel en/of Microsoft Project voor het maken en beheren van planningen

Functie-wensen

• Je hebt een afgeronde opleiding in projectmanagement of aantoonbare werkervaring als Project Management Officer (PMO)
• Je hebt ervaring met ICT-projecten en/of -programma’s; ervaring met het maken van planningen weegt daarbij zwaar
• Je beschikt over de gevraagde competenties en vaardigheden, aantoonbaar in je cv, motivatie en/of tijdens een gesprek
• Je hebt ervaring met of affiniteit voor de organisatie van de opdrachtgever
• Het is een pré als je ervaring hebt met ICT-projecten op het gebied van identificatie en authenticatie

Extra Informatie

• Aantal uur 36 - 36
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum 01-10-2026
• Opleidingsniveau HBO